Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia, Urus Setia Sabah adalah bertanggungjawab kepada urusan pengambilan dan perkhidmatan anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan di Negeri Sabah. Urus Setia melaksanakan tanggungjawabnya dengan memberi khidmat nasihat berkenaan peluang - peluang kerjaya dalam perkhidmatan awam dan urusan perkhidmatan anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan di Negeri Sabah.
Fungsi
Fungsi urus setia ini sebagaimana tertakluk dalam Perlembagaan di bawah perkara 144 dan 144(1), merangkumi perkara seperti berikut:-
Melantik.
Mengesahkan dalam perkhidmatan.
Kemasukan ke dalam jawatan berpencen.
Urus Setia juga mengendalikan urusan Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.
Piagam Pelanggan
Mengurus Urusan pengambilan untuk mengikuti latihan dan tawaran ke jawatan tetap bagi jawatan separa perubatan dalam tempoh 8 minggu
Menguruskan urusan perkhidmatan seperti Pengesahan Perkhidmatan, Pemberian Taraf Berpencen, Pelanjutan Tempoh Percubaan dan Penetapan Gaji Pemulaan dalam tempoh 6 minggu
Mengurus urusan Peperiksaan Dalam Perkhidmatan dan Peperiksaan Pra Perkhidmatan mengikut Jadual seperti di Kalender Peperiksaan Tahunan di samping menjaga keselamatan kertas soalan dan kertas jawapan peperiksaan
Aktiviti Utama Bahagian Dasar dan Perancangan
Pengambilan
Melaksanakan Pengambilan pelatih Separa Perubatan (Taraf Sijil dan Diploma).
Menguruskan temu duga pelbagai jawatan bagi pengambilan di bawah bidang kuasa SPA Malaysia.
Menyediakan kertas Pertimbangan Setiausaha.
Mengeluarkan surat panggilan temu duga.
Mengeluarkan surat keputusan temu duga kepada calon berjaya dan simpanan (hanya bagi calon temu duga Latihan Separa Perubatan).
Mengeluarkan surat tawaran lantikan kepada pelatih Separa Perubatan (Sijil dan Diploma) yang tamat latihan.
Menjalankan urusan naziran pengambilan ke Kementerian/Jabatan Persekutuan di Sabah.
Perkhidmatan
Melaksanakan urusan Pengesahan Lantikan dalam tempoh 4 minggu.
Menguruskan urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Pelanjutan tempoh Percubaan, Penetapan Gaji Masuk dan Pemberian Taraf Berpencen.
Menguruskan urusan Penamatan Perkhidmatan.
Menjalankan naziran perkhidmatan ke Kementerian/Jabatan Persekutuan di Negeri Sabah.
Mengemaskini dan penyenggaraan maklumat di dalam sistem MIS and eSPDM.
Peperiksaan
Mengurus dan melaksanakan aktiviti Peperiksaan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
Menguruskan aktiviti peperiksaan yang ditetapkan di dalam kalandar tahunan Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia.
Menguruskan taklimat Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia di pelbagai Kementerian dan Jabatan Persekutuan di Sabah.
Memberi khidmat sokongan dari segi Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan Sumber Manusia dan Perhubungan awam yang cekap dan berkesan kepada semua Bahagian di Urus Setia Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia dan Ahli Suruhanjaya Perkhidmatan Awam.
Fungsi
Menguruskan kewangan dan perolehan Jabatan.
Menguruskan hal-ehwal perkhidmatan, pengurusan sumber manusia dan perhubungan awam Jabatan.
Menguruskan aspek pentadbiran am, pengurusan aset dan stor, keselamatan, perpustakaan, penyelenggaraan dan keperluan logistik Jabatan.
Piagam Pelanggan
Kami warga Bahagian Khidmat Pengurusan berjanji dan beriltizam akan memberikan khidmat sokongan dengan cekap, tepat dan teratur perkara berikut:
Memastikan urusan pentadbiran, sumber manusia, pengurusan aset, perolehan dan kewangan dilaksanakan mengikut dasar dan peraturan-peraturan yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
Memastikan pembayaran bil-bil dapat diselesaikan dalam tempoh 14 hari dari maklumat lengkap diterima.
Memberi maklum balas aduan pelanggan dalam tempoh 1-3 hari dari tarikh aduan diterima.
Aktiviti Utama Bahagian Khidmat Pengurusan
Pentadbiran Am
Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran am Jabatan yang melibatkan penghantaran surat, penyelenggaraan bangunan, penyelenggaraan peralatan, logistik, aset dan stor, perpustakaan serta keselamatan pejabat.
Kewangan dan Perolehan
Bertanggungjawab dalam menguruskan pengurusan kewangan Jabatan yang melibatkan penyediaan bajet, perancangan dan penyelarasan bajet Jabatan serta pembayaran bil dan tuntutan perjalanan.
Bertanggungjawab dalam menguruskan perolehan Jabatan seperti tender, sebut harga, eBidding dan rundingan terus.
Pengurusan Sumber Manusia
Bertanggungjawab dalam menguruskan pengurusan sumber manusia Jabatan yang melibatkan pengurusan personel, pengurusan prestasi, kenaikan pangkat, tatatertib, pemberian anugerah dan HRMIS.
Inovasi dan Kualiti
Bertanggungjawab dalam menguruskan semua program dan aktiviti yang melibatkan inovasi dan kualiti Jabatan seperti Konvensyen Inovasi Kerja, Hari Inovasi, Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO, program k-Day dan penyelaras Sistem Cadangan Inovasi.
Perhubungan Korporat
Bertanggungjawab dalam menguruskan urusan-urusan berkaitan dengan perhubungan awam seperti bertindak sebagai Media SPA, perhubungan dengan pihak media, mengendalikan ePertanyaan/ aduan, penyelaras lawatan dari pihak luar, Hari Bersama Pelanggan, penyelaras Blok Inovasi dan Kreativiti serta penyelaras Facebook SPA.
Memastikan kelancaran perjalanan Mesyuarat Suruhanjaya, Mesyuarat Lembaga Rayuan Tatatertib, Mesyuarat Rayuan Kenaikan Pangkat, Mesyuarat Khas dan Urusan Perkhidmatan Ahli Suruhanjaya.
Fungsi
Sebagai urus setia mesyuarat Suruhanjaya, Lembaga Rayuan Tatatertib dan Lembaga Rayuan Naik Pangkat.
Urus setia mesyuarat khas Suruhanjaya di luar Putrajaya.
Mengumpul dan mengemaskini ruling SPA.
Piagam Pelanggan
Mengurus dan memastikan urusan Mesyuarat Suruhanjaya sentiasa berjalan dengan lancar dan memastikan Pakej Mesyuarat akan dihantar 24 jam sebelum mesyuarat bermula.
Aktiviti Utama Bahagian Dasar dan Perhubungan Korporat
Mengurus dan memastikan kelancaran mesyuarat mingguan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia.
Menjadi urus setia kepada Mesyuarat Khas, Mesyuarat Luar dan Persidangan.
Menguruskan pelantikan, tamat tempoh dan kebajikan Ahli Suruhanjaya.
Written by TUAN AHMAD FAKHRUDDIN BIN TUAN ROSDI on . Posted in Static Content.
Bahagian Dasar dan Perhubungan Korporat
Objektif
Objektif Bahagian Dasar dan Perhubungan Korporat adalah untuk memberikan khidmat sokongan bagi memastikan semua tugas yang berkaitan dengan fungsi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta menepati prinsip-prinsip dan peraturan yang ditetapkan.
Fungsi
Bahagian Dasar dan Perhubungan Korporat terlibat dalam urusan seperti berikut:
Pengukuhan SPA ke arah menjadi sebuah agensi peneraju dalam melantik penjawat awam yan terbaik;
Menyediakan dan memantau pelaksanaan pelan perancangan strategik untuk SPA;
Bertanggungjawab mengurus soalan-soalan dan jawapan-jawapan Parlimen sama ada dari Dewan Rakyat mahupun Dewan Negara yang melibatkan SPA;
Melaksana dan memantau pelaksanaan dasar dan peraturan sedia ada; dan
Mengkaji dan menyelaras kajian-kajian yang dirancang dan dilaksanakan.
Piagam Pelanggan
Memastikan hasil penyelidikan dan perancangan yang berkualiti serta memenuhi kehendak stakeholders/pelanggan dalam tempoh berikut:
Kajian empirikal - enam bulan
Tempoh kajian yang melibatkan pihak perunding bergantung kepada tempoh dalam terma kontrak
Menyediakan draf jawapan pertanyaan Parlimen, ulasan memorandum Jemaah Menteri dan maklum balas keputusan kabinet dalam masa yang ditetapkan oleh stakeholders/pelanggan.
Aktiviti Utama Bahagian Dasar dan Perhubungan Korporat
Perancangan Strategik Merangka dan memantau perkembangan aktiviti yang telah dirancang di dalam Pelan Perancangan Strategik SPA setiap 5 tahun.
Sasaran Kerja Tahunan Menyelaras sasaran kerja tahunan SPA dan menjadi urus setia kepada Mesyuarat Pencapaian Sasaran Kerja Tahunan.
Urusan Parlimen Mengurus dan menyelaras setiap pertanyaan lisan dan bukan lisan semasa Persidangan Dewan Rakyat dan Dewan Negara.
Kajian Mengkaji dan menyelaras kajian-kajian yang berkaitan tentang dasar-dasar SPA.
Membantu mempertingkatkan kecekapan urusan Suruhanjaya melalui penggunaan Teknologi Maklumat.
Fungsi
Memberikan khidmat sokongan dalam bidang ICT kepada semua bahagian termasuk SPA Cawangan Sabah dan Sarawak.
Piagam Pelanggan
Bahagian Digital dan Informatik bertanggungjawab untuk memberi khidmat komputer dengan cekap, tepat, selamat dan mengikut jadual. Untuk mencapai hasrat ini, kami warga Bahagian Digital dan Informatik dengan penuh tekad dan iltizam berikrar dan berjanji akan:
Memberi layanan khidmat komputer yang sempurna dan saksama kepada pengguna teknologi maklumat.
Menyedia dan menyenggara sistem aplikasi mengikut spesifikasi dan jadual pelaksanaan yang dipersetujui.
Menyedia panduan pengguna bagi sistem aplikasi yang dibangunkan.
Menyedia perkhidmatan kemasukan data mengikut jadual yang dipersetujui.
Memberi khidmat bantuan dalam masa empat (4) jam kepada pengguna selepas menerima aduan melalui meja bantuan dan maklumat aduan/pembaikan akan direkodkan dalam Borang Aduan Kerosakan.
Memastikan data pengguna adalah selamat dan diakses oleh pengguna yang sah sahaja.
Memastikan pengguna diberi latihan penggunaan sistem aplikasi dan pendedahan asas tentang komputer.
Meningkatkan khidmat komputer yang cekap, berkesan dan dinamik berteraskan pembaharuan yang berterusan.
Aktiviti Utama Bahagian Digital dan Informatik
Aktiviti unit di Bahagian Digital dan Informatik adalah seperti berikut:-
Unit Polisi dan Pengurusan ICT
Dasar dan Perancangan ICT
Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Kualiti
Pelaksanaan MS ISO 27001:2013 Information Security Management System (ISMS)
Mengurus keselamatan ICT SPA
Unit Pangkalan Data & Sokongan Teknikal
Merekabentuk pangkalan data
Mentadbir/mengurus pangkalan data sistem eSMSM, eSPDM dan SISPEK
Pengawalan keselamatan pangkalan data
Penyelenggaraan Sistem Pengurusan dan Penyelenggaraan Aset (AMMS)
Unit Operasi Pusat Data dan Rangkaian dan Keselamatan
Menyediakan jadual penyenggaraan perkakasan dan perisian sistem
Perancangan luar jangka keselamatan komputer
Merancang & mereka bentuk sistem rangkaian
Mentadbir & mengurus sistem rangkaian
Menyedia & mengemaskini dokumentasi sistem rangkaian
Menyelia tatacara penyenggaraan
Unit Portal dan Multimedia
Mengurus dan mengemaskini maklumat Portal SPA
Menyedia dan menguruskan kemudahan Intranet dan Portal SPKP
Membangunkan aplikasi multimedia dan kiosk
Mengurus dan mengemaskini Intranet SPA
Penyelenggaraan Sistem Semakan Online
Penyelenggaraan Sistem Maklumat Kakitangan (eStaff)
Penyediaan bahan grafik dan montaj
Unit Aplikasi Pengambilan, Perkhidmatan dan Generik
Mengurus, merancang dan melaksana semua sistem aplikasi, keperluan integrasi dan kitar hayat sistem aplikasi merangkumi pembangunan, pengujian, penggunaan, penyelenggaraan, permohonan perubahan dan mengenalpasti keperluan latihan melibatkan sistem teras dan sistem sokongan SP
Memastikan prestasi aplikasi dan sistem yang optimum selaras dengan keperluan semasa
Memastikan integriti dan keselamatan aplikasi daripada eksploitasi dan risiko keselamatan yang lain
Memacu prototaip, kaedah baharu dalam penggunaan teknologi untuk memudahkan automasi dan penambahbaikan bagi pengoperasian urusan pengambilan dan perkhidmatan SPA
Memacu inisiatif strategik, inovasi dan kemampuan digital, automasi dan penambahbaikan proses serta budaya operasi digital SPA
Memastikan semua aduan/pertanyaan daripada pengguna sistem diambil tindakan dan direkodkan secara teratur dan tepat
Menyediakan laporan statistik bagi memenuhi keperluan stakeholder untuk membuat keputusan
Merancang dan melaksanakan IndependentVerification and Validation (IVV) ke atas semua aplikasi baharu sebelum dilancarkan
Merancang, menganalisis, merekabentuk dan menguruskan integrasi dalaman dan luaran Gerbang API
Memastikan dokumentasi sistem dan aplikasi yang tepat dan terkini
